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Learning Management System – Implementação

Quando se pretende implementar um novo sistema de gestão das aprendizagens (LMS), a gestão da mudança não pode ser negligenciada. Isto porque, se esta gestão for negligenciada, os colaboradores assumem que ela não é prioritária para a empresa, podendo levar a uma baixa taxa de adoção do LMS escolhido.


 

Existem três fatores que são importantes para a gestão da mudança: adesão da gestão, comunicação estratégica e um plano de implementação na organização. Cada um desses “segredos” é importante, porque faz com que todos os envolvidos se sintam seguros para abraçar a mudança proposta.

 

Adesão da gestão

Este aspeto é fundamental, porque se um gestor é resistente a mudanças, os seus colaboradores podem mimetizar esse comportamento. A chave é entender as necessidades do gestor. Depois de o compreender, é fácil aumentar a sua adesão desenvolvendo grupos de teste durante o processo de implementação. Usar grupos de teste tem como principais vantagens: o aumento das taxas de adoção, a redução de falhas no dia do lançamento, o surgimento de uma agitação positiva na organização em relação ao LMS.

O resultado expectável é conseguir que os gestores sejam os maiores defensores do novo processo de implementação, levando a que os seus colaboradores se sintam mais encorajados com a mudança proposta.

 

Comunicação Estratégica

Não é porque alguém acredita que implementar um novo LMS é uma boa solução para a organização que os colaboradores acreditarão nisso automaticamente. A equipa responsável pela gestão do projeto e a administração deverão ter em conta a resposta emocional à mudança que se irá verificar.

Atendendo à curva da mudança de Kübler-Ross, as pessoas passam por sete etapas distintas como resposta emocional à mudança:

  1. Choque, os colaboradores descobrem que irá existir uma mudança no processo de formação. A comunicação eficaz assume um papel cruxial nesta fase, devendo haver resposta às perguntas que possam ir surgindo sobre os possíveis impactos desta implementação.
  2. Negação, os colaboradores têm de saber os motivos pelo qual a mudança tem que acontecer nesse momento. Os colaboradores devem ser informados das vantagens que esta mudança pode imprimir na organização.
  3. Frustração, os colaboradores percebem que não podem mudar a decisão dos administradores e tentam por isso encontrar e sugerir alternativas. É importante enfatizar que a mudança trará também benefícios aos colaboradores.
  4. Depressão, os colaboradores podem ficar chateados com a mudança, mas começam a aceitá-la. Nesta fase, é essencial que a equipa de gestão do projeto esteja disponível para os colaboradores; como estão a começar de aceitar o novo LMS podem ter perguntas adicionais para colocar.
  5. Experimentação, os colaboradores aceitaram a mudança. Permita que eles experimentem o novo LMS de modo a que consigam verificar as suas vantagens.
  6. Decisão, os colaboradores trabalham normalmente e têm uma visão muito mais positiva sobre o novo LMS. Nesta fase, os gestores deverão anunciar a data de lançamento.
  7. Implementação, está concluído! Os colaboradores abraçaram totalmente o novo LMS e agora são ávidos defensores.

 

Para ajudar os colaboradores a passarem por este ciclo, responda a algumas questões como parte do seu plano de implementação:

  • O que é um LMS?
  • O que é que essa mudança significa para os clientes internos?
  • Quais as pessoas que vão ser afetadas diretamente por esta mudança?
  • Quem deve ser responsável por gerir e orientar a implementação?
  • Quando pretende realizar o lançamento do novo LMS?
  • Quando é que será palpável a mudança para os clientes internos?
  • Como é que o LMS impactará a organização? Esse impacto é necessário para a organização? Porquê?
  • Como é que o LMS mudará a forma como o trabalho é realizado?
  • Porque é que a implementação é feita neste preciso momento?

 

Plano de implementação

Aquando da adquisição de um LMS, o plano de implementação deve ser uma preocupação frequente.

Recorrer a um quadro branco, ou a post-its, de modo a ir acompanhando os eventos durante a implementação ajudará a que o processo de transição seja muito mais suave. Esquematize o projeto, num cronograma p.e., faça uma reunião para discutir os principais pontos desse cronograma e indique quais os recursos necessários para cada fase do projeto.

Incentive a equipa a fornecer sugestões e não se preocupe com o facto do quadro, ou a parede, poder ficar confuso – significa que as pessoas estão a envolvidas e estão a contribuir. A reavaliação do quadro e do seu progresso semanalmente é essencial para manter a organização e cumprir com os objetivos traçados.

 

Fonte: Training Industry

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