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O RGPD está a preocupar quem tem dados pessoais

Esta é uma temática que tem preocupado todos aqueles que lidam com dados pessoais. Uma questão que se impõe analisar é “porque é que esta nova norma está a preocupar (ou até assustar) as empresas”?


 

As explicações mais lógicas podem passar pela:

  • a imposição de coimas avultadas e a CNPD será atuante;
  • a transversalidade do seu âmbito.;
  • quantidade elevada de trabalho a fazer para cumprir com o GDPR, até o 25 de maio de 2018;
    responsabilização das Organizações em provarem que cumprem com o regulamento.

Esta é uma norma transversal na organização e implica a necessidade de implementar um sistema de gestão de risco, um sistema de gestão de segurança da informação e, talvez a implementação mais difícil de adotar, a adoção de comportamentos novos. Será de elevada relevância definir algumas ferramentas que possam garantir o compliance com o novo regulamento. Para isso, sugere-se a definição de:

  • uma política de privacidade e proteção de dados pessoais;
  • um programa de compliance específico ou inclusão destes temas no programa geral da empresa;
    auditorias específicas;
  • uma avaliação da proteção de dados pessoais e da privacidade cujo resultado seja considerado na tomada de decisões estratégicas;
  • uma avaliação de impacto na privacidade e na proteção de dados pessoais nos novos projetos;
  • uma avaliação da privacidade e dos dados pessoais nas relações (contratuais) com clientes, fornecedores e parceiros;
  • uma simulação de raids por parte da CNPD;
  • um plano de formação aos colaboradores em matéria de proteção de dados pessoais e privacidade.

 

Para o ajudar a dar os primeiros passos, aconselhamos que siga os passos essenciais apresentados a seguir.

1. Avaliem os riscos gerais do negócio associados à proteção de dados pessoais e da privacidade:

  • Os dados pessoais e a privacidade estão no core do negócio?
  • A empresa trata dados pessoais sensíveis de clientes?
  • Eventuais crises associadas à informação pessoal de clientes e privacidade podem causar danos relevantes à organização?

2. Avaliem de que forma a organização tem tratado os dados pessoais e a privacidade? 

  • Os dados pessoais e a privacidade são valores da organização? Estão presentes nas políticas e procedimentos da organização? Como e em que grau?
  • Os impactos na proteção de dados pessoais e na privacidade já foram ou são avaliados na organização? Constituem uma preocupação dos colaboradores?
  • A organização realiza notificações de tratamentos de dados pessoais à CNPD? Qual é o ponto de situação dos tratamentos notificados e não notificados?

3. Estabeleça um compromisso de alto nível com os dados pessoais e com a privacidade:

  • Em função da avaliação dos pontos 1 e 2, a gestão deve estabelecer um compromisso claro a proteção de dados pessoais e a privacidade.
  • Antes de ser exteriorizado, o compromisso deverá esclarecer de forma inequívoca qual a importância da proteção de dados e da privacidade para a organização e qual o nível de compliance que se pretende atingir.
  • Antes do compromisso ser exteriorizado, e em função do que for definido, deve estabelecer-se um action plan para concretização do mesmo a médio-prazo.

4. Defina um action plan para concretizar o compromisso assumido:

  • Em função do compromisso assumido e dos custos associados, deve definir-se um plano de concretização do compromisso.
  • Seja qual for o nível de compromisso, a prioridade será identificar situações de elevado risco ou de risco eminente e começar por minimizar esses riscos.
  • A escolha dos responsáveis pela criação e execução do plano é crucial.
  • O plano deve tanto quanto possível ser acompanhado de uma avaliação de custos.

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